Cómo organizar eficientemente Gmail

En este artículo, aparecido primero en la newsletter especial enviada a mis suscriptores el pasado 6 de Junio de 2013, te explico cómo organizar eficientemente Gmail, uno de mis tips relacionados con la productividad (algo esencial en el blogging). Si, además del contenido RSS de Blogpocket, quieres recibir artículos en exclusiva, similares a éste, y leerlos antes de su aparición en el blog, suscríbete ya al boletín de noticias.

Imagen: ShutterStock

¿Tu bandeja de entrada es caótica? ¿te pierdes entre tanta notificación, mensajes de confirmación, facturas, correos personales y tantos otros? ¿utilizas algún método para gestionarlo? A continuación, unos pequeños trucos que son los que yo utilizo. También puedes delegar en Gmail el trabajo con la nueva forma por defecto de organizar la bandeja de recibidos, recientemente implantada. Si quieres conocer ese método, más simple y automático que el de prioridades, y aprender el funcionamiento de las nuevas pestañas de Gmail, te recomiendo la lectura de la siguiente entrega de Weblog Magazine: Gmail ahora con pestañas.

Prioridades para organizar eficientemente Gmail

Para mí, el sistema más útil para organizar la bandeja de entrada de Gmail ha sido el de prioridades. Con este método yo he conseguido un alto grado de eficiencia combinando los siguientes tres estados de un mensaje: mensajes no leídos, marcados con un icono y marcados como importantes.

Lo primero que hay que hacer es elegir la opción «Prioritarios» dentro del menú que puedes obtener haciendo clic en la flechita que hay a la derecha de «Recibidos», en la columna lateral. Eso te dividirá la bandeja de entrada en tres secciones: Importantes y no leídos, Destacados y Todo lo demás. Veamos cómo funciona todo ello.

El sistema se basa en la capacidad de Gmail para aprender todos los mensajes marcados como importantes (con el icono de la flecha amarilla). De esa forma, los siguientes recibidos de ese estilo irán a la primera sección (la de «importantes y no leídos»). Mientras no los leas, permanecerán allí. Por consiguiente, ese ese apartado se convierte en tu espacio vital, albergando, poco a poco (y a medida que vas marcando mensajes como importantes), aquellos correos fundamentales a ser leídos.

El segundo foco es la sección titulada «Destacados». En ella, se almacenan los correos marcados con alguno de los iconos disponibles (estrellas de distintos colores, admiración, etc.). El método seguido por mi es marcar con distintos indicativos los mensajes que deseo tratar más adelante, si se encuentran en la sección de «Importantes y no leídos», y así, al leerlos, pasan directamente a «Destacados». También puedes llevar mensajes desde «Todo lo demás» a «Destacados», aún cuando ya hayan sido leídos, simplemente marcándolos con alguno de los iconos.

Los mensajes ya leídos y ubicados en «Importantes y no leídos» se trasladan a «Todo lo demás» si no los destacas. También van directamente a este apartado los mensajes recibidos y no clasificados como importantes.

Cualquier mensaje poco importante y que no lo voy a tratar más adelante, lo elimino directamente.

Recuerda la existencia de los filtros, muy útiles con el propósito de borrar y/o marcar automáticamente ciertos mensajes.

Aprender a combinar todas estas opciones para lograr la mayor eficiencia es cuestión de un poco de tiempo y rutina pero finalmente se consigue controlar la bandeja de entrada.